La formazione in materia di salute e sicurezza sul lavoro non può essere considerata un semplice adempimento da assolvere attraverso l’organizzazione di un corso e il rilascio di un attestato. Negli anni, la normativa ha progressivamente rafforzato il principio secondo cui la formazione deve essere adeguata, effettiva, tracciabile e dimostrabile.
In questo contesto, il Fascicolo del corso assume un ruolo sempre più importante: rappresenta infatti l’insieme della documentazione che consente di ricostruire il percorso formativo svolto e di dimostrare che esso è stato progettato, erogato e verificato nel rispetto delle disposizioni vigenti.
Con il nuovo Accordo Stato-Regioni n. 59 del 17 aprile 2025, gli obblighi documentali vengono ulteriormente dettagliati, rendendo il Fascicolo uno strumento essenziale per soggetti formatori, aziende e professionisti della sicurezza.
In questo articolo illustreremo cos’è e come gestire il Fascicolo del corso.
Indice dei contenuti
Cos’è il Fascicolo del corso
Il Fascicolo del corso è il dossier che raccoglie tutta la documentazione relativa a uno specifico percorso formativo in materia di salute e sicurezza sul lavoro.
Non si tratta di un semplice archivio amministrativo, ma di uno strumento che permette di dimostrare la corretta gestione dell’intero processo formativo: dalla progettazione iniziale alla registrazione delle presenze, fino alla verifica finale dell’apprendimento.
La sua funzione assume particolare rilevanza in occasione di controlli ispettivi o verifiche da parte degli organi competenti, poiché consente di attestare che la formazione sia stata svolta nel rispetto delle prescrizioni normative e delle modalità previste.
Cosa deve contenere il Fascicolo del corso
L’Accordo individua in maniera puntuale i contenuti minimi che devono essere presenti all’interno del Fascicolo.
Nello specifico, il Fascicolo del corso deve comprendere:
- i dati anagrafici dei partecipanti;
- il registro delle presenze dei partecipanti con le relative firme;
- l’elenco dei docenti con le relative firme;
- il progetto formativo;
- il programma del corso;
- il verbale della verifica finale.
La completezza della documentazione assume un’importanza fondamentale. La mancanza anche di uno solo degli elementi richiesti può infatti rendere difficoltosa la dimostrazione della corretta esecuzione del percorso formativo.
Contenuti minimi del Fascicolo del corso: tabella riassuntiva
| Documento | Finalità |
| Dati anagrafici dei partecipanti | Identificare correttamente i discenti |
| Registro presenze dei partecipanti con firme | Documentare la partecipazione al corso |
| Elenco docenti con firme | Identificare chi ha erogato la formazione |
| Progetto formativo | Descrivere obiettivi e organizzazione del percorso |
| Programma del corso | Documentare i contenuti trattati |
| Verbale di verifica finale | Attestare l’esito della valutazione dell’apprendimento |
A chi spetta l’obbligo di generazione e conservazione del Fascicolo del corso?
L’Accordo Stato-Regioni n. 59 del 17 aprile 2025 attribuisce al soggetto formatore la responsabilità di predisporre, aggiornare e conservare il Fascicolo del corso. La documentazione deve essere mantenuta per almeno dieci anni ed essere disponibile in caso di controlli da parte degli enti di controllo. Il soggetto formatore è quindi tenuto a raccogliere e custodire tutti gli elementi previsti dall’Accordo, tra cui il progetto formativo, i registri delle presenze, la documentazione relativa ai docenti e i verbali delle verifiche finali.
Ciò non significa, tuttavia, che il datore di lavoro sia estraneo alle responsabilità connesse al Fascicolo del corso. Ai sensi dell’articolo 37 del D.Lgs. 81/2008, l’obbligo di assicurare una formazione adeguata e conforme alla normativa rimane in capo al datore di lavoro, il quale deve verificare che il soggetto incaricato dell’erogazione possieda i requisiti previsti dall’Accordo e sia in grado di garantire una corretta gestione dell’intero processo formativo, compresa la predisposizione del Fascicolo del corso.
La scelta del fornitore della formazione non può quindi basarsi esclusivamente su criteri economici. È opportuno che il datore di lavoro valuti preventivamente aspetti quali la legittimazione del soggetto formatore e la capacità di garantire la tracciabilità e la conservazione della documentazione prevista dalla normativa.
Conservazione del Fascicolo: per quanto tempo deve essere archiviato?
La predisposizione del Fascicolo del corso non esaurisce gli obblighi del soggetto formatore. L’Accordo Stato-Regioni 2025 prevede infatti l’obbligo di conservare il Fascicolo del corso per un periodo di dieci anni.
La conservazione della documentazione assume una duplice funzione. Da un lato, tutela il soggetto formatore e il datore di lavoro, consentendo di dimostrare il corretto adempimento degli obblighi formativi; dall’altro, permette di ricostruire con precisione il percorso seguito dai partecipanti anche a distanza di tempo.
Per questo motivo è fondamentale adottare modalità organizzative e strumenti gestionali e tecnologici che garantiscano:
- la reperibilità dei documenti;
- la leggibilità nel tempo;
- l’integrità delle informazioni;
- la protezione da smarrimenti o alterazioni;
- la possibilità di esibire rapidamente la documentazione in caso di verifica.
Una gestione disordinata o frammentata può infatti trasformare un obbligo apparentemente semplice in una significativa criticità organizzativa.
Il Fascicolo del corso deve essere cartaceo o digitale?
L’Accordo Stato-Regioni 2025 consente espressamente che il Fascicolo del corso sia conservato sia in formato cartaceo sia in formato elettronico. Non esiste quindi un obbligo di gestione cartacea della documentazione, neppure per i corsi svolti in presenza. Il soggetto formatore può adottare la modalità organizzativa ritenuta più adeguata, purché sia garantita la corretta conservazione della documentazione per almeno dieci anni secondo i requisiti definiti dalla normativa, tra cui l’articolo Articolo 53 – “Tenuta della documentazione” del Decreto legislativo n. 81 del 2008.
Indipendentemente dal supporto utilizzato, la documentazione deve consentire di ricostruire in modo chiaro e verificabile il percorso formativo svolto, garantendo la leggibilità, l’integrità e la reperibilità delle informazioni nel tempo. Per questo motivo è opportuno utilizzare sistemi di archiviazione che assicurino adeguati livelli di affidabilità e consentano di esibire rapidamente la documentazione in caso di controlli o richieste da parte degli organi di vigilanza.
I vantaggi di una gestione digitale del Fascicolo
La digitalizzazione del Fascicolo non risponde esclusivamente a esigenze di semplificazione amministrativa.
Se adeguatamente progettata, essa può contribuire a migliorare l’efficienza dei processi e a ridurre il rischio di errori o dimenticanze.
Tra i principali vantaggi figurano:
- il controllo dei dati in tempo reale;
- l’individuazione immediata di eventuali informazioni mancanti;
- la gestione digitale dei flussi autorizzativi;
- la generazione automatica della documentazione;
- la riduzione delle attività manuali;
- l’accesso rapido ai documenti in caso di controlli;
- l’integrazione tra formazione in presenza, videoconferenza ed e-learning;
- una maggiore semplicità operativa nella gestione dei corsi.
Strumenti per gestire il Fascicolo del corso in modo conforme all’Accordo
Come abbiamo visto, con l’entrata in vigore dell’Accordo Stato-Regioni 2025, la gestione del Fascicolo del corso non può più essere affidata a documenti sparsi, archivi manuali o procedure improvvisate. La necessità di raccogliere, organizzare e conservare per dieci anni tutta la documentazione richiesta rende fondamentale l’adozione di strumenti digitali in grado di garantire tracciabilità, completezza e reperibilità delle informazioni.
Per soggetti formatori, consulenti e aziende, la digitalizzazione del Fascicolo non rappresenta soltanto una semplificazione organizzativa: è uno strumento concreto per ridurre il rischio di non conformità, migliorare l’efficienza operativa e dimostrare in modo immediato la formazione erogata.
La piattaforma e-learning DynDevice LMS consente di gestire in modo strutturato i processi formativi, automatizzando la raccolta dei dati e la generazione della documentazione prevista dall’Accordo. In questo modo il Fascicolo del corso non rappresenta più un’attività amministrativa complessa e dispendiosa, ma diventa il risultato naturale dei processi formativi già gestiti all’interno del sistema.
DynDevice LMS permette infatti di:
- raccogliere automaticamente i dati anagrafici dei partecipanti;
- registrare e archiviare presenze, firme e verbali;
- associare docenti, programmi e progetti formativi a ciascun corso;
- monitorare in tempo reale eventuali documenti mancanti;
- generare automaticamente il Fascicolo del corso in pochi clic;
- conservare la documentazione in formato digitale per i dieci anni previsti dalla normativa;
- rendere immediatamente disponibili tutte le evidenze richieste in caso di audit, controlli ispettivi o verifiche da parte degli organi di vigilanza.
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FAQ
Da quando entra in vigore l’obbligo del Fascicolo del corso?
L’Accordo Stato-Regioni n. 59 del 17 aprile 2025 è entrato in vigore con la pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale del 24 maggio 2025. Tuttavia, l’Accordo prevede un periodo transitorio di 12 mesi durante il quale possono essere avviati corsi secondo le disposizioni dei precedenti Accordi Stato-Regioni abrogati.
Quindi:
- per i corsi avviati nel periodo transitorio secondo la disciplina previgente, continuano ad applicarsi anche le precedenti regole organizzative e documentali (il fascicolo del corso non era quindi obbligatorio);
- per i corsi progettati ed erogati secondo il nuovo Accordo 2025, invece, il Fascicolo del corso costituisce uno degli elementi documentali obbligatorio e deve essere predisposto e conservato dal soggetto formatore secondo le modalità previste
Si ricorda che il periodo transitorio si è concluso il 23 maggio 2026. Ne consegue che tutti i corsi erogati dopo tale data devono rispettare tutti i requisiti organizzativi e gestionali previsti Accordo Stato-Regioni n. 59 del 17 aprile 2025, incluso l’obbligo di predisporre e conservare il Fascicolo del corso.
Il fascicolo del corso resta in possesso dell’azienda che ha erogato il corso?
Il fascicolo del corso resta in possesso del soggetto formatore che ha erogato il corso. L’azienda che ha organizzato la formazione può, per meglio dimostrare la progettazione e l’erogazione del corso, chiedere una copia del fascicolo del corso.
I datori di lavoro che organizzano i corsi rivolti ai propri lavoratori, preposti e dirigenti in qualità di soggetto formatore, sono tenuti a predisporre il Fascicolo del corso?
Sì, se il datore di lavoro organizza il corso in qualità di soggetto formatore è tenuto a rispettare tutti gli obblighi gestionali previsti dalla normativa, inclusa la generazione e l’archiviazione del Fascicolo del corso.
Il Datore di Lavoro deve richiedere e conservare copia del Fascicolo del corso predisposto dal soggetto formatore dei corsi che i Lavoratori svolgono presso ente di formazione esterno (corsi di cui il DL non è soggetto formatore)?
Il Datore di Lavoro non ha l’obbligo di richiedere e conservare copia del Fascicolo del corso predisposto dal soggetto formatore dei corsi. L’azienda che ha organizzato la formazione può, per meglio dimostrare la progettazione e l’erogazione del corso, chiedere una copia del fascicolo del corso.
Il Fascicolo del corso dovrà essere redatto solo per i corsi obbligatori o anche per eventuali corsi specifici erogati internamente?
L’obbligo previsto dall’Accordo Stato-Regioni 2025 riguarda i corsi di formazione e aggiornamento disciplinati dall’Accordo stesso, ossia i percorsi formativi obbligatori erogati in attuazione del D.Lgs. 81/2008 per lavoratori, preposti, dirigenti, datori di lavoro, RSPP, ASPP e per le altre figure della prevenzione espressamente regolamentate.
Per quanto riguarda i corsi aggiuntivi o specialistici organizzati autonomamente dall’azienda e non espressamente previsti dalla normativa in materia di salute e sicurezza sul lavoro, l’Accordo non è applicabile e valgono le normative di riferimento.
I documenti facenti parte del fascicolo del corso devono essere conservati per 10 anni in formato cartaceo e digitale? O può bastare il solo digitale?
I documenti facenti parte del fascicolo del corso possono essere conservati per 10 anni in formato digitale, a condizione che siano archiviati in un sistema che rispetti le caratteristiche definite dall’articolo 53 del Decreto legislativo 81 del 2008.
La firma autografa è alternativa a quella elettronica? In questo caso come si gestisce la data certa?
La firma autografa è alternativa a quella elettronica. La data certa del documento firmato deve risultare da uno dei vari sistemi esistenti per dimostrare una data certa, e il documento deve essere archiviato in un sistema che rispetti le caratteristiche definite dall’articolo 53 del Decreto legislativo 81 del 2008.
